Gastvrijheid met een personal touch
Ze zijn het gezicht, de stem én het hart van het bedrijf. De vrouwen van het secretariaat, Yvette Bos en Roniec Schaap, zorgen ervoor dat de raderen binnen Van de Kolk vloeiend blijven draaien. Voor klanten én collega’s.
Maandagochtend, het begin van de nieuwe werkweek. Dat betekent een bomvolle mailbox, dito directieagenda en een gestage stroom van telefoontjes en gasten die ontvangen moeten worden. Yvette Bos en Roniec Schaap, samen ‘het secretariaat’ van Van de Kolk, draaien er hun hand niet voor om. Hun takenlijst is die van de doorsnee receptionist al jarenlang ontstegen. Naast hun werk aan de receptie bieden Yvette en Roniec ondersteuning aan diverse afdelingen; van de directie tot de jongens op de bouwplaats. Dit maakt ze een onmisbare schakel binnen het bedrijf.
Aanpakkers
Deze ontwikkeling werd vijftien jaar ingezet door Yvette, toen zij de overstap maakte vanuit het hotelwezen naar de bouw. “Ik hou van aanpakken, dus trok ik al snel nieuwe taken naar me toe. Notuleren, websitebeheer, social media, redactiewerk, organisatiewerkzaamheden, office management en zelfs een stukje personeelszaken. Er is werkelijk altijd wat te doen.”
Personal touch
Haar ervaring vanuit de horeca bleek daarbij heel waardevol. “De rol van het secretariaat wordt wel eens onderschat, merk ik. Niet alleen worden wij binnen de organisatie regelmatig betrokken bij zaken die spelen, wij zijn ook het eerste aanspreekpunt voor de klant. Bij Van de Kolk hebben ze dezelfde visie op gastvrijheid en een persoonlijke benadering als ik vanuit de horeca heb meegekregen. Die personal touch maakt dat je langdurige klantrelaties opbouwt en daar spelen wij als secretariaat zeker een rol in.”
Ik denk dat we allebei goed kunnen omgaan met de dynamiek van deze baan!
Roniec & Yvette
Dynamiek
Ook Roniec was bepaald geen onbekende als het gaat om klantcontact. Ruim twintig jaar was ze als verkoopmedewerker en later ook als receptioniste werkzaam op het hoofdkantoor van de lokale Rabobank in Barneveld. In 2014 startte ze bij Van de Kolk. Vanaf het eerste begin bleken zij en Yvette elkaar perfect aan te voelen. “Ik denk dat we allebei goed kunnen omgaan met de dynamiek van deze baan”, zegt Roniec. “De telefoon gaat de hele dag door. Je ontvangt en begeleidt klanten, regelt administratieve zaken en zorgt tegelijk voor een kop koffie bij een vergadering. Dat kan vrij hectisch zijn, maar geeft ook een voldaan gevoel.”
Visitekaartje
Sinds Van de Kolk zijn intrek nam in een nieuw bedrijfspand, zitten het secretariaat in het hart van het kantoor. Roniec: “Vanaf de receptie hebben we contact met alle afdelingen in het pand. Het is niet alleen een prachtige werkplek, het helpt ons ook om snel te schakelen. Je krijgt namelijk ontzettend veel mee uit de organisatie; wie er komt en gaat, maar ook hoe het met mensen gaat.”
“Horen, zien en zwijgen is echt van toepassing op onze functie”, lacht Yvette.
Mannenwereld
Dat ze vrouwen in een mannenwereld zijn? Daar hebben Roniec en Yvette nooit problemen mee gehad. “We hebben superleuke collega’s”, vindt Roniec. “Ik hou persoonlijk wel van de humor, misschien moet je daar een beetje feeling mee hebben. Bovendien zijn er in de loop der jaren steeds meer vrouwelijke collega’s bijgekomen. Waren het eerst alleen Yvette, Heleen Borren (administratief medewerkster, red.) en ik, nu hebben we ook een vrouwelijke calculator, werkvoorbereider, een verkoopbegeleider en ook regelmatig stagiaires. Natuurlijk is dat leuk, je hebt onderling toch andere gesprekken, maar daarvoor heb ik het niet per se gemist. De mannelijke collega’s zijn net zo betrokken bij elkaar als de vrouwen. Wat dat betreft voelt het personeel bij Van de Kolk onderling echt als één grote familie.”